「新入社員だけど、ミスばかりしてしまって困ってる…。
どうしたらミスは無くなるんだろう…。ていうか、そもそもこの仕事向いてないのかな…？」
今回はこんな悩みに答えます。
こんにちは、イキルです。
会社に入社して、色々な仕事を任せてもらえるようになったけど、思いもしないミスばかりする…。
気を付けてはいるんだけど、どうしてもミスが減らない…。
せっかく仕事を任せてもらえるようになったのに、ミスばかりでは困ってしまいますよね…。
あまりにもミスが多いと、社内での評価が悪くなるんじゃないかと不安になりますよね。
そこで今回は、新入社員がやるべきミス自体を無くす方法や、そのあとのリカバリー手順を徹底的に紹介します！
ではいきましょう。
- ミスを防ぐ方法。
- 新入社員がミスをするのは仕方がない理由。
- ミスをした後に重要なリカバリーの手順。
- 私が新入社員の時に持っていたミスに対する考え方。
- 私が新入社員の頃に実際に読んで参考になった本
目次
ミスばかりする新入社員でもミスを無くせる7つの秘策！
それでは早速、新入社員でもミスを無くせる方法を紹介します。
今回は、7つ厳選して紹介します。
かなり熱が入っているので長くなってしまうかもしれませんが、出来そうなものを試してみて下さい。
ちなみに、どれも私が実際にやっていたものですよ！
付箋にメモを取って、PCモニターに貼っておく。
一つ目は、付箋にメモを取って、PCモニターに貼っておくことです。
新入社員のうちは、仕事が全く分からずに苦労すると思います。
分からないことだらけの中で仕事をすることになるので、当然ミスも増えてしまいます。
新入社員がやりがちなミスの中でも特に多いのが、「期限内に終わらない」というパターンです。
例えば、「会議の資料をいつまでにこんな感じで作ってください」と言われても、資料の作り方がそもそも分からないので、作り方だけに気が向いてしまい、肝心の期限を忘れてしまっていた…といった感じです。
こういったミスに対して有効なのが、「付箋にメモを取って目につくところに貼っておく」方法です。
おそらくデスクワークなら、一番目が行くのはPCのモニターでしょう。
なので、付箋に「会議の資料を○日○時までに仕上げる！」と書いておいて、PCのモニターに貼っておくと、期限内に終わらないというミスを避けることが出来るのです。
その期限に向けて、仕事を進めることが出来ますからね。
この方法は、忘れたくないことを忘れないようにする方法なので、期限がある仕事や、今日の予定なども徹底的に付箋にして貼っておくと変なミスを減らすことができます。
作業が片付いたら、付箋はしっかり剥がして捨てるようにしましょう。
紛らわしいですからね。
定期的に確認する予定用の手帳と、仕事内容のメモ用のノートを分けて用意する。
二つ目は、手帳とノートを分けて持つことです。
手帳とノートを分けて持つことで、ミスばかりする新入社員でも、しっかりミスを減らすことが出来るようになります。
手帳に何でも書いてしまう人が多いですが、手帳とノートを敢えて二つに分けて持つ事には理由があります。
その方が、情報を整理しやすくなるからです。
まず、手帳は「定期的に確認する予定帳」として利用します。
ノートは、「仕事内容の備忘録」として利用します。
手帳とノートを別の物として使いわけることで、情報を整理しやすくなるので、仕事を効率よく覚えられるだけでなく、同じことを二度聞く必要もなくなるというすごいメリットがあります。
例えば、「現場の視察に行くぞ！」と上司から通達があったとします。
そんな時、まずは真っ先に「〇月○日〇時に、現場の視察に行く」という予定を手帳に書き込みましょう。
定期的に確認する手帳に記載しておくことで、「明日は現場の視察か。」とすぐに気づくことが出来るので、予定を忘れることはまず無くなります。
そして、現場の視察当日には備忘録用のノートを手に持っていきます。
そして、見たこと聞いたこと、仕事に役立ちそうなことをすべて記載していきます。
殴り書きで構いませんが、出来るだけ細かく書いたほうが良いですよ！
現場の視察が終わって会社に戻ってきたら、ノートに書いた情報を分かり易く整理しましょう。
そうすると、今後仕事をしていて困った時にこのノートを見返すことで、「欲しかった答え」をすぐに見つけることが出来るようになります。
上司や先輩から仕事を教えてもらう時も、このノートに記載するようにしましょう。
このように、予定用の手帳と、仕事内容について書くノートを分けて持つことで、役割も明確になるので、ミスや同じことを何度も聞くようなヘマをしないようにすることが出来ます。
一日の始めに「今日の予定」を付箋に書く。
三つ目は、一日の初めに「今日の予定」を付箋に書くことです。
ミスが多い新入社員には、朝出勤した後、なにも考えずに昨日の続きから仕事を始めようとする人が多いと思います。
何も考えずにいきなり作業を始めるので、「本当は今日やらないといけなかったこと」を忘れてしまう可能性が高く、結果的に期限に間に合わなかったり、予定があること自体を忘れてしまっていたりして、ミスをしてしまうのです。
これを防ぐためには、朝出勤したら何をするよりも早く、「今日の予定」を調べて書き出すことが重要なのです。
適当でいいので、付箋に書き出して、いつも通りPCのモニターにでも貼っておきましょう。
手帳を見れば済む話ですが、敢えて書き出すことで、忘れる可能性を低くすることができます。
これだけでも、予定を忘れたりすることは無くなりますよ。
おまけに今日一日の過ごし方をイメージできるので、快調なスタートダッシュを決めることが出来ます！
仕事の依頼を受けたら、まずは手順を確認する。
四つ目は、仕事の依頼を受けたらまずは手順を確認することです。
新入社員だと、仕事を貰うという経験自体が少ないので、どうやって進めていけばいいのかが分からない…という場合が多いです。
分からない状態でいきなり仕事をすると、当然ミスもしやすくなってしまいますし、場合によっては「自分がやっていることが正しいのかすら分からない」なんてことになる可能性もあります。
こんな状態で無理に仕事を進めようとしても、絶対に上手くいかないのは目に見えていますよね…。
ですので、「仕事の依頼を受けたら、まずは手順を確認する」ことを徹底すると良いです。
例えば、上司に「会議資料を20部作ってくれ」と指示を受けたとします。
デスクに戻ったら、まずは手順を確認しましょう。
ここで、いきなり焦って資料を作り始めると、後で修正箇所がありすぎたりしてキツイ思いをすることになります。
まず、仕事を受けたその時から、20部の資料を作り上げるまでの手順をイメージします。
すると、次のような順番で動かないといけないことが分かります。
いつまでにどんな資料が必要なのかを確認する→資料の作り方を教えてもらう→第一案を考える→上司に見てもらう→修正→上司に見てもらう→OKが出たら20部印刷→ホッチキスで留める→提出する。
動くべき手順が確定したら、後はこの通りに作業していきます。
そうすると、大きなミスも回り道もなく作業を完遂できますよ。
迷ったら即聞く→聞いたことは即ノートに記載。
五つ目は、迷ったら即聞いて、聞いたことは即備忘録用のノートに記載するという事です。
たとえば、先ほどの会議資料の作成という業務を行っている時に、「資料の作り方が分からない」という問題に当たったとします。
そんな時は、自分で考えていても仕方が無いので、教えてくれそうな人にすぐに聞いてしまいましょう。
自分で考えることも大事ですが、やり方が分からないという場合には聞いてしまったほうが効率が良いです。
また、上司や先輩が教えてくれないとしても、一度聞いておくことでミスをした時の予防線(あの時ちゃんと聞きましたよね…？と言える)にもなるので、分からないことがあったら積極的に聞くようにしましょう。
ただ、何度も同じことを聞くことは望ましくないので、聞いたことは即備忘録用のノートに記載して、自分の血肉に変えていきましょう！
これの繰り返しで、仕事は出来るようになっていきますよ。
自分がやりそうなミスはあらかじめリストアップしておく。
六つ目は、自分がやりそうなミスをあらかじめリストアップしておくことです。
例えば、私がもし営業の業務をするとすれば、以下のようなミスをする可能性が高いと思っています。
- 資料を持っていき忘れる、一部足りない。
- 無知故にメール等で好ましくない文章を送ってしまう。
このように、あらかじめ自分がミスをしそうなところを洗い出しておくことで、ミスを事前に防ぐことも可能です。
可能性が高いと解れば、嫌でも気を付けてしまいますからね。
暇があったら、先輩を観察する。
七つ目は、暇があったら先輩を観察することです。
観察する先輩に関しては、仕事が出来る人に限定しましょう。
先輩がやっていることをじっくり見てみると、参考になることが沢山あります。
電話の仕方や、メモの取り方など、「これは良いな…」と思ったものは積極的に真似していきましょう。
守破離という考え方は今でも有効だと思うので、最初は先輩を見て色々吸収してしまいましょう。
じっくり見ていると解りますが、ミスをしないようにいろんなテクニックを利用したりしていますよ。
良いところは吸収し、悪いところは排除して、先輩を超える勢いで頑張ってみましょう！
新入社員がミスばかりするのは仕方ない理由。
そもそもですが、新入社員がミスばかりするのは仕方がない事なんです。
入社してすぐに仕事が出来たら、ベテランなんて概念が無くなってしまいますからね。
知らないことが多すぎるので、ミスをするのも仕方無いと言えるでしょう。
「新入社員といっても、もう社会人だしミスをするのは悪い事なんじゃ…。」
と思うかもしれませんが、そんな事はありません。
確かにミス自体はしないほうが良いですが、リカバリーすればいいのです。
それに、ミスをしないと分からないこともあります。
「同じことを繰り返さないために改善する」という考え方なんかがまさにこれですね。
これを身をもって学べるので、ミスをしてしまったらしてしまったで仕方ないと思ってしまって良いと思いますよ！
【実体験】私が新入社員の時にしたミスTOP3！
ここで、私が新入社員の時に実際にやってしまったミスを紹介します。
誰でもミスするときはしますよね…。
電話番号の控え忘れ、名前の聞き忘れ。
私が社員として働いていた時、一番多かったミスが、電話番号の控え忘れや名前の聞き忘れです。
これは、私が特に電話対応が苦手だったということもあるのですが、とにかく名前を聞くという単純なことがなかなか出来ませんでした。
今にして思えば、私に取り次いでもらっていた人は誰から電話がかかってきたのが分からないので、緊張していたでしょうね(笑)
最終的にミスが多すぎて、私以外の人が電話を取ることが多くなりました…。
意味ない事をやって一日潰した。
私の前職は設計職なのですが、よくあったミスに、「意味ないことで一日が終わる」というものがありました。
当時横断図という道路の断面をCADで書く作業をしていたのですが、これの修正をしてほしいという指示を受け、ちまちま作業していました。
私は上司が言っていた指示通りにやっていたつもりでしたが、上司が思っていたものとは違ったみたいで、結局全部やり直しになってしまいました。
一日の時間がすべて無駄だったのでそれなりに叱られましたが、これも今にして思えば、あらかじめ「こういう風に直せばいいですか？」と確認を取っておけば防げたミスだったと言えますね。
納品時に納品物を持っていき忘れた。
ある設計案件の納品があったのですが、その納品時に成果物を持っていき忘れるというミスをしたことがあります。
成果物はパイプファイルで、かなり大きいため普通は忘れる事なんてないのでしょうが、それを上司と一緒に二人で忘れるという間抜けなミスをしました(笑)
納品先の担当者にわざわざ時間を取ってもらっているのに、成果物が無いという大問題を起こしてしまったので、そのあとはてんやわんやでしたが、なんとか時間を変えてもらって対応することが出来ました。
上司も一緒に忘れていたからよかったものの私が単に忘れているだけだったら、もっと大変なことになっていたと思います。
これも、事前にもう少し気を付けていれば防げたミスですね。
ミスばかりする新入社員が覚えておくべきリカバリーの手順。
ミスを防ぐ対策や、私の体験について書いてきましたが、実際にミスをしてしまった時のリカバリーについても知っておきたい所ですよね。
この章では、ミスをした時に出来るだけ自体を悪化させずに対処する手順を解説します。
まずは即謝罪！(気持ちが入ってなくてもいい！)
まず、ミスに気が付いた段階で即謝罪しましょう。
気持ちなんて入ってなくていいです。
「上手くごまかせないかな…」と保身に走る前に、とりあえず謝罪してしまいましょう。
上手い事ごまかせそうでも、中々ごまかせないものですし、上手くごまかせたとしても後で罪悪感に駆られるので、さっさと謝ってしまったほうが気が楽になりますよ。
次に上司の判断を仰ぐ。(この時、ミスした理由は考えておく。)
ミスしたことを上司に伝える時、出来るだけ状況を具体的に説明しましょう。
新入社員が思っている以上に自体は深刻なのかもしれませんし、もしかしたら思っている程大したことは無いのかもしれません。
言い訳をしたい所ですが、日本では言い訳をするのは悪い事という認識の人が多いので、起こったことだけを淡々と説明したほうが良いでしょう。
ただ、ミスをした理由だけはしっかり考えておきましょう。
これが、同じミスを繰り返さないことに繋がります。
上司から判断を仰いだら、反論等はせずに、その通りに行動しましょう。
他の仕事は全て放置してでも、ミスしたことを先に解決する。
上司から判断を仰いだら、一旦他の仕事は全て放置してでも、ミスしたことを優先して解決しましょう。
とにかくスピード勝負で、冷静に対応して行きましょう。
実際に職場にいたのですが、ミスをしてしまいとにかく早く対処をしないと行けない時に、なぜか自分の仕事を先にやっていた人がいて、上司にとても怒られている人がいました。
ミスをした後の行動次第でクレームの有無が決まったりするので、ミスした時は絶対に最優先で対応するようにしましょう。
事が済んだら、先ほどのノートに原因と対策を書いて、今後は注意する。
無事に事が済んだら、先ほど出てきた備忘録用のノートに今回起こしてしまったミスの原因と対策をしっかり書き込みましょう。
ミスの原因と対策をしっかり考えることで、次からは警戒心が強くなるので、同じようなミスはしずらくなります。
一度ミスをしたら、そこらからたくさんの情報を得て、次に同じようなミスをしないように対策していきましょう。
この手順でリカバリーすると、穏便に済ませることが出来つつ自分の糧にもなるので、この通りに動くようにしましょう。
私が新入社員の時に持っていたミスに対する考え方。
新入社員の時の私が持っていた考え方が、「ミスと功績をポイントで考えること」です。
ミスをするとかなり落ち込むタイプだったので、出来るだけ落ち込まないようにこの考え方を編み出しました(笑)
ミスしたらマイナス、何か成果を出したりしらたプラスという風に、ゲームのポイントみたいな感じに考えることで、仕事での出来事を必要以上に気にしないように工夫していました。
「今日ミスしたからマイナス1ポイントか…」
「今日はこれがほめられたからプラス1ポイント」
みたいな感じで、起きたことを他人事のようにとらえることが出来るため、ミスしたときのストレスを直に受けなくなるのもこの考え方の強みです。
一か月ぐらいを基準にして、ポイントを集めていると、意外とプラスの点数になることが分かります。
プラスになっているということは、先月の自分よりもその分成長しているという事です。
こう考えると、ミスはただの出来事でしかなく、長い間気に病むようなことではないということが分かると思います。
この方法は考え方は以外とおすすめなので、ミスばかりで委縮してしまいがちな人は参考にしてみて下さい。
ミスばかりする新入社員の中には、今の仕事が向いてない人も当然いる。
ここまで、ミスを防ぐ方法やリカバリーの方法などをまとめてきました。
ただ、中には「根本的に今の仕事が向いてない人」もいます。
例えば、スキル不足や人間関係が悪くて緊張してミスをする場合などですね。
原因が会社にあるのか個人にあるのかは状況次第ですが、「そもそも戦えずにミス(というか仕事にならない)をする」という状況なら、今の仕事が向いてないのかもしれません。
そんな時は、転職を検討したほうが良いでしょう。
「でも、そんなすぐに諦めてたら何も出来ないんじゃ…」
確かに、しばらくはその場で粘ったほうが良いという意見もありますが、私はそうは思いません。
※粘った方が良いという意見を言うのは、大抵会社を辞めたことのない人です…。
その時間が勿体ないし、無理をするせいで精神を病んでしまう事もあるので(私は無理をしたせいで社交不安障害と診断されました…)無理だと思ったら、一歩下がることも大切だと思います。
新入社員の場合、転職には不安が付き物でしょうが、そこまで身構えなくてもなんとでもなります。
今は第二新卒の求人も腐るほどありますからね。
新入社員なら、マイナビジョブで転職先を探すのが良いでしょう。
20代向けの求人が沢山ありますよ。
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新入社員が会社を辞めるのはおかしい事では無いので、出来るだけ安心して働ける方法を模索してみてはいかがでしょうか？
以下の記事も参考になるかもしれません。
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新入社員が会社行きたくないと思う原因と対策は？【99%解決します】
私が新入社員の頃に読んで参考になった本やブログを紹介します。
最後に、私が新入社員の時に読んで参考になった本を紹介します。
結構視野が広がった変わったので、読んでみると良いかもしれません。
本：伝え方が9割(著：佐々木 圭一)
この本は、コピーライターの佐々木圭一さんが書いた本で、2013年に発売され、1年間で50万部売り上げた有名な本です。
この本は、「同じ出来事でも伝え方によって結果が変わる」という趣旨の内容で、様々なコピーライティング系の手法が紹介されています。
日常のコミュケーションにも流用できることが多く、話下手な人にはぜひ読んでみて欲しい一冊です。
特に、仕事で文章を書くことがあるなら、非常に参考になる内容ばかりなので読んでおかないと損かもしれません。
本：働き方完全無双(著：ひろゆき)
著者がひろゆき氏と非常に有名な本ですが、普通に面白かったし参考になりました。
個人の攻め方と守り方を紹介している部分があるのですが、すべての解説が合理的で、「なんで今まで気づかなかったんだろう…」と考えさせられました。
ひろゆき氏はお金持ちな反面、お金が無くても良いと思っている珍しいタイプのお金持ちなので、庶民の気持ちを汲んでくれたような内容を書いてくれているのも共感出来るポイントです。
「お金が無い→稼がなきゃ」ではなく、「お金が無い→無くても工夫すれば良い」という考え方が、現在の私の基盤になっているので、この本(ひろゆき氏の存在自体が)はかなり参考になりました。
ブログ：30歳1000万円でリタイア(運営者：ミクさん)
最後に一つ、私が大いに影響を受けたブログがあるのですが、それがミクさんの運営する「30歳1000万円でリタイア」というブログです。
このブログの運営者は、150万円で家を買い、若くして隠居するという生活をしています。
その生活の様子を記事にするという一風変わったブログなんですが、生活費が一か月3万円以下の時もあるなど、極端な節制ぶりが圧巻で、つい読んでしまうんですよね。
お金が無くても、余裕で生活出来る、働かなくても余裕で生きていけると思わせてくれるブログなので、日々の生活に限界を感じている人は、ぜひ参考にしてみて欲しいです。
私もかなりこのブログで救われました。
読み進めていると、価値観が少し変わるかもしれませんよ。
30歳1000万円でリタイアはこちら
終わりに
今回は、ミスばかりする新入社員でもできるミスしない為の対策や、リカバリー方法を紹介してきました。
新入社員ならミスをするのは当たり前なので、あまり気にしないようにしましょう。
今回紹介した対策やリカバリー方法が役立てば幸いです。
どうしても無理な場合には、転職も視野に入れて行動すると良いと思います！